Establecer las directrices para la adquisición de bienes y servicios y la subcontratación de procesos, asegurando que estos cumplan con los requisitos del Sistema de Gestión Integrado (Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo). Se busca garantizar que los productos y servicios adquiridos, así como los procesos subcontratados, no afecten negativamente la capacidad de la organización para entregar productos y servicios conformes, controlar sus aspectos ambientales significativos y garantizar condiciones seguras y saludables en el trabajo.
Este procedimiento aplica a todas las compras de bienes y servicios, y a la subcontratación de procesos que puedan impactar la calidad del producto/servicio, los aspectos ambientales de la organización (consumo de recursos, generación de residuos, emisiones) y la seguridad y salud en el trabajo (prevención de riesgos laborales, condiciones seguras). Incluye la evaluación, selección, seguimiento y reevaluación de proveedores y subcontratistas.
Compras: Adquisición de bienes (materias primas, equipos, insumos) o servicios (mantenimiento, calibración, consultoría) necesarios para las operaciones.
Subcontratación: Externalización de un proceso o parte de este, que es realizado por una organización externa (subcontratista) bajo la responsabilidad y control de la organización contratante.
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio a la organización.
Subcontratista: Proveedor que ejecuta un proceso específico que forma parte de las operaciones de la organización.
Evaluación de Proveedores: Proceso para determinar la capacidad de un proveedor para cumplir con los requisitos del SGI (calidad, ambientales y seguridad y salud en el trabajo).
Criterios de Compra: Conjunto de especificaciones técnicas, ambientales (ej. contenido de reciclado, prohibición de sustancias) y de seguridad y salud (ej. cumplimiento de requisitos legales en SST, uso de EPP, formación en prevención de riesgos) que debe cumplir un bien o servicio.
| Rol | Responsabilidades |
|---|---|
| Alta Dirección | Proveer los recursos necesarios para la gestión de compras. Aprobar la política de compras y subcontratación alineada con el SGI. |
| Responsable de Compras | Coordinar y ejecutar el proceso de compras y subcontratación. Asegurar que los proveedores sean evaluados y seleccionados según criterios de calidad, ambiente y seguridad y salud. Mantener los registros de proveedores y su evaluación. |
| Responsable del SGI (RSGI) | Definir y comunicar los criterios ambientales y de seguridad y salud que deben incluirse en las compras y subcontrataciones. Asesorar en la evaluación de proveedores críticos. Participar en la gestión de no conformidades relacionadas con proveedores. |
| Responsables de Área (Solicitantes) | Identificar necesidades, elaborar especificaciones técnicas incluyendo requisitos de calidad, ambientales y de seguridad y salud. Verificar la conformidad de los bienes/servicios recibidos. |
| Personal de Compras | Ejecutar las compras según el procedimiento, gestionar la documentación y mantener comunicación con proveedores. |
El área solicitante identifica la necesidad y genera una Solicitud de Compra/Servicio que debe incluir:
- Descripción técnica detallada del bien o servicio.
- Requisitos de Calidad: Normas, tolerancias, certificados, planos, etc.
- Requisitos Ambientales: Por ejemplo: prohibición de sustancias peligrosas (ej. REACH, RoHS), contenido mínimo de material reciclado, envases retornables, gestión de residuos generados por el servicio, certificaciones ambientales del proveedor (ISO 14001).
- Requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo: Para equipos: cumplimiento de normativas de seguridad, certificaciones CE, manuales de seguridad. Para servicios: exigir que los subcontratistas cuenten con formación en prevención de riesgos, cumplimiento de requisitos legales de SST, uso de equipos de protección personal, gestión de riesgos laborales.
- Cantidad, plazo de entrega y lugar de recepción.
La selección se basa en la capacidad del proveedor para cumplir con todos los requisitos del SGI. El proceso incluye:
- Evaluación Inicial: Para nuevos proveedores, se realiza una evaluación previa mediante cuestionario, visita, análisis de documentación (certificaciones ISO 9001, 14001, 45001; licencias ambientales; registros de desempeño en SST; registros de accidentes) o referencias comerciales.
- Criterios de Aceptación: Se evalúa el cumplimiento de requisitos legales, técnicos, de entrega, precio, gestión ambiental (gestión de residuos, permisos) y gestión de seguridad y salud (política de SST, tasa de accidentalidad, formación preventiva).
- Proveedores Críticos: Aquellos cuyo producto/servicio pueda afectar significativamente la calidad, el medio ambiente (ej. gestor de residuos) o la seguridad y salud (ej. empresas que realizan trabajos en altura o con productos peligrosos) son sujetos a una evaluación más rigurosa y seguimiento periódico.
- Lista de Proveedores Homologados: Los proveedores que superan la evaluación son incluidos en un registro.
Se formaliza la compra o subcontratación mediante un Pedido de Compra o Contrato, que debe contener claramente:
- Datos del proveedor/subcontratista.
- Descripción del bien/servicio con todas las especificaciones (calidad, ambientales, seguridad y salud).
- Precio, condiciones de pago y entrega.
- Obligaciones del proveedor en materia de SST (ej. cumplimiento de normativa de prevención, uso de EPP, formación), medio ambiente (ej. gestión de residuos en obra) y seguridad, si aplica.
- Referencia a la documentación que debe entregar (manuales, certificados de conformidad, fichas de seguridad, declaraciones ambientales de producto, información de seguridad).
- Derecho de la organización a realizar auditorías o inspecciones al proveedor/subcontratista.
El pedido/contrato es revisado y aprobado según nivel de autorización definido.
Dependiendo de la criticidad, se establecen mecanismos de control:
- Seguimiento de la producción/ejecución: Visitas, informes de avance, reuniones de coordinación.
- Control de acceso a instalaciones: Para subcontratistas que trabajan in situ, se les informa sobre los requisitos de SST (uso de EPP, procedimientos de seguridad), ambientales (separación de residuos, prohibiciones) y de seguridad de la organización.
- Verificación de entregables: Revisión de informes, certificados, etc.
Todo bien o servicio adquirido es verificado contra el pedido/contrato. Esto puede incluir:
- Inspección de Calidad: Verificación de cantidad, daños, cumplimiento de especificaciones técnicas.
- Verificación Ambiental: Comprobar etiquetado ambiental, que los productos peligrosos estén correctamente etiquetados y con sus fichas de seguridad (FDS). Verificar que el proveedor ha cumplido con la gestión de residuos acordada.
- Verificación de Seguridad y Salud: Para equipos, comprobar certificaciones de seguridad, manuales de instrucciones, etiquetas de advertencia. Para servicios, verificar que el personal subcontratado cumple con la formación y equipos de protección requeridos.
Si el bien/servicio no es conforme, se gestiona una No Conformidad y se contacta al proveedor para la corrección, sustitución o acción correctiva. El área de compras y el RSGI son informados.
El desempeño de los proveedores y subcontratistas es evaluado periódicamente (ej. anualmente) con base en criterios como:
- Cumplimiento de calidad (entregas a tiempo, productos no conformes).
- Cumplimiento de requisitos ambientales (incidentes, gestión de residuos).
- Cumplimiento de requisitos de seguridad y salud (accidentes laborales, incumplimientos de normas de SST, formación preventiva).
- Comunicación y servicio post-venta.
Los resultados de la evaluación pueden llevar a:
- Mantener en la lista de homologados.
- Solicitar un plan de mejora.
- Establecer un seguimiento más frecuente.
- Excluir al proveedor de la lista de homologados (re-evaluación negativa).
Los registros de evaluación se mantienen y se consideran para futuras compras.
- PRO-001 - Control de Documentos y Registros
- PRO-007 - Control de Producto/Servicio No Conforme
- PRO-008 - Auditoría Interna
- PRO-012 - Gestión de Riesgos y Oportunidades
- REG-013-01 - Solicitud de Compra/Servicio
- REG-013-02 - Lista de Proveedores Homologados
- REG-013-03 - Cuestionario de Evaluación Inicial de Proveedores
- REG-013-04 - Evaluación Periódica de Proveedores
- REG-013-05 - Registro de Recepción y Verificación
- ISO 9001:2015 - Sistemas de Gestión de la Calidad (apartado 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente).
- ISO 14001:2015 - Sistemas de Gestión Ambiental (apartado 8.1 Planificación y control operacional - Compras).
- ISO 45001:2018 - Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (apartado 8.1.4 Contratistas y compras).
Anexo A: Flujograma del Proceso de Compras y Subcontratación (disponible en la intranet).
Anexo B: Guía para la definición de criterios ambientales y de seguridad y salud en compras.
| Versión | Fecha | Descripción del Cambio | Elabora / Aprueba |
|---|---|---|---|
| 001 | 01.12.2024 | Versión inicial del procedimiento integrado para ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Se incluyen criterios ambientales y de seguridad y salud en la evaluación y compra, y control de subcontratistas. | RSGI / CEO |