- Comunicación: El proceso de intercambio de información entre partes interesadas.
- Comunicaciones Internas: Intercambio de información dentro de la organización, entre empleados y diferentes áreas.
- Comunicaciones Externas: Información transmitida a partes externas a la organización, incluyendo clientes, proveedores y autoridades.
- Partes Interesadas: Individuos o grupos que pueden afectar o son afectados por las actividades de la organización, incluyendo empleados, clientes, proveedores, autoridades reguladoras, entre otros.
- Información Documentada: Cualquier tipo de información que debe ser controlada y mantenida por la organización, que esté relacionada con el SGI y los requisitos legales o normativos.
| Rol | Responsabilidades |
|---|---|
| Alta Dirección | Asegura que las comunicaciones sean consistentes con los objetivos estratégicos de la organización y que se asignen los recursos necesarios para una gestión adecuada de las comunicaciones. |
| Responsable de Comunicaciones | Coordina todas las comunicaciones internas y externas, y asegura que se sigan los procedimientos establecidos para la difusión y recepción de información relacionada con la calidad, el medio ambiente, y la seguridad y salud en el trabajo. |
| Responsables de Procesos | Garantizan que las comunicaciones relacionadas con sus áreas sean claras, oportunas y eficaces, y que se transmitan a los empleados y otras partes interesadas de manera adecuada. |
| Personal Operativo | Participa activamente en la transmisión y recepción de información relevante para su puesto, garantizando que se siguen los procedimientos de comunicación establecidos. |
Se identifican las necesidades de comunicación de las diferentes partes interesadas, tanto internas como externas. Esto incluye:
- Información sobre políticas y objetivos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral.
- Cambios en los procedimientos o en las normativas que afectan a la organización.
- Resultados de auditorías, revisión de gestión y evaluaciones de desempeño.
- Información relevante para la toma de decisiones estratégicas y operativas.
- Información sobre incidentes, accidentes o no conformidades.
La organización establece un plan de comunicación que especifica cómo, cuándo y a quién se debe comunicar la información relevante. Este plan cubre:
Comunicación Interna
Asegura que los empleados reciban la información necesaria para cumplir con sus responsabilidades, y que haya una retroalimentación continua.
Comunicación Externa
Asegura que los clientes, proveedores, autoridades reguladoras y otras partes reciban información relevante de manera clara y puntual.
Canales de Comunicación
Define los canales de comunicación adecuados para cada tipo de información (correos electrónicos, reuniones, boletines internos, plataformas digitales, etc.).
Las comunicaciones son claras, transparentes y entregadas en el formato adecuado, dependiendo de la audiencia. Algunos ejemplos de métodos de comunicación incluyen:
- Reuniones internas: Para la discusión de temas relevantes de calidad, medio ambiente y seguridad.
- Informes escritos: Para comunicar resultados de auditorías, evaluaciones o incidentes.
- Canales digitales: Para la comunicación rápida y efectiva entre empleados y partes externas.
- Formación y capacitaciones: Para comunicar cambios importantes en procedimientos y políticas.
Toda la información relacionada con el SGI que sea comunicada o recibida se controla de acuerdo con los procedimientos establecidos para la gestión de la información documentada. Esto incluye:
- El almacenamiento y conservación adecuada de la información.
- El aseguramiento de que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información relevante.
- La revisión periódica para garantizar que la información comunicada sea precisa y esté actualizada.
La efectividad de las comunicaciones se monitorea para asegurar que se están logrando los objetivos de la organización y que las partes interesadas reciben la información que necesitan.
- Encuestas y retroalimentación: Se obtiene la opinión de los empleados y otras partes interesadas sobre la claridad y la efectividad de las comunicaciones.
- Revisión de incidentes y quejas: Se evalúa cómo la información relacionada con incidentes o no conformidades fue transmitida y si la retroalimentación fue adecuada.
Las comunicaciones se revisan periódicamente como parte de la mejora continua, para asegurar que los métodos y canales sean efectivos y se ajusten a las necesidades cambiantes de la organización.
- Revisión de procesos: Se evalúa y ajusta los procedimientos de comunicación en base a los resultados del seguimiento y la retroalimentación recibida.
La organización establece procedimientos de comunicación de emergencia para asegurar una respuesta rápida y eficaz en caso de incidentes relacionados con la calidad, el medio ambiente o la seguridad y salud laboral.
- Alertas tempranas: Se establecen sistemas de alerta para situaciones de emergencia.
- Protocolos de comunicación: Se asegura que se comuniquen adecuadamente las medidas a seguir, tanto internas como externas, para minimizar el impacto.
- Plan de Comunicación Interna y Externa
- Registro de Comunicación (formato de seguimiento)
- Procedimiento de Control de la Información Documentada
- Informe de Evaluación de Comunicaciones
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Original | CEO |